La gestion des invitations avec questionnaire-pro, c’est à la carte !

Envoi d'invitations à répondre à un questionnaire

Obtenir un maximum de réponses à une enquête en ligne passe souvent par un envoi ciblé d’invitations par e-mail. Le module de gestion des invitations de questionnaire-pro a été retravaillé afin d’apporter une solution adaptée à chacun pour une délivrabilité optimale des messages.


Le module invitations intégré au logiciel d’enquêtes en ligne questionnaire-pro prend en charge la gestion (envois, relances, refus) des invitations à répondre à une enquête par e-mail.

Conçu initialement pour l’envoi des e-mails via la plate-forme, ce module a été retravaillé pour offrir une deuxième option aux clients et utilisateurs du logiciel : envoyer les invitations par leurs propres moyens tout en bénéficiant du suivi des répondants pour optimiser les relances.

Bien entendu, il est toujours possible de continuer à envoyer les e-mails via questionnaire-pro, voire de combiner les deux modes d’envoi.


Pourquoi choisir d’envoyer les invitations par ses propres moyens ?

Le succès d’une enquête se mesure souvent au nombre de répondants et donc indirectement, si la méthode employée consiste à solliciter la population à interroger par e-mail, au nombre d’e-mails correctement acheminés dans les boîtes de réception des destinataires. Ce que l’on appelle la délivrabilité des e-mails.

Or la délivrabilité des e-mails évolue constamment. Confrontés aux envois massifs (spam) et au phishing, les fournisseurs de messagerie électronique édictent des règles de plus en plus en strictes pour filtrer les messages non sollicités. Les internautes eux-mêmes jouent un rôle de filtrage selon leur appréciation (parfois subjective) des messages indésirables.

Pour assurer une bonne délivrabilité des messages, au-delà des spécificités techniques requises, un facteur essentiel réside dans la qualité de la base de données des e-mails sollicités et l’engagement des destinataires vis-à-vis de l’expéditeur des messages.

C’est pour cela que l’envoi en interne ou en ayant recours au prestataire spécialisé habituel peut contribuer à augmenter la délivrabilité des invitations et donc le taux de réponse au questionnaire.

Cas particulier
Vous souhaitez bénéficier du module de questionnaire-pro pour le suivi des répondants de manière à optimiser vos relances mais vous ne voulez pas que vos listes d’e-mails se retrouvent stockées – même temporairement – sur des serveurs extérieurs à votre entreprise ? Des solutions existent, contactez-nous pour la procédure à suivre.


Fonctionnement du module selon l’option choisie

Pour l’envoi des invitations à répondre à une enquête, questionnaire-pro propose deux solutions :

1. Envoyer les invitations à répondre par ses propres moyens

Dans ce cas, questionnaire-pro génère à partir de la liste de contacts, un fichier à télécharger au format csv qui contient pour chaque adresse e-mail un lien unique sur l’enquête.

C’est grâce à ce lien unique que la gestion de la liste des personnes ayant répondu ou non à l’enquête est possible, ce qui permet de ne relancer que celles qui n’ont pas complété le questionnaire.

Il n’y a pas de limite au nombre de fois où le fichier csv est téléchargé. Aucune invitation n’est décomptée du solde autorisé par la formule souscrite.

2. Utiliser le module d’envoi de questionnaire-pro

Dans ce cas, le logiciel permet de rédiger un message et de définir l’expéditeur. La fonction Fusionner champs permet de personnaliser le message en ajoutant des informations propres au destinataire, par exemple son nom et son prénom, ou toute donnée de qualification figurant dans la liste d’invitations. Quant à l’expéditeur du message, par défaut c’est l’adresse e-mail de connexion du titulaire du compte questionnaire-pro mais il est possible d’ajouter d’autres expéditeurs (par exemple une adresse e-mail générique de l’entreprise).

Le lancement des invitations s’effectue dans l’onglet Inviter en sélectionnant les destinataires de l’envoi en fonction de leur statut (envoi initial ou relance). Les e-mails sont envoyés par vagues toutes les 30 minutes depuis les serveurs de questionnaire-pro.

Il est possible de faire au maximum deux relances après l’envoi initial. Chaque envoi est décompté du solde d’invitations autorisé par la formule souscrite.


Possibilité de relancer les questionnaires non terminés

Parmi les critères de choix des destinataires de l’envoi figure la possibilité de Relancer les questionnaires non terminés (vus/abandonnés). Avec un message adapté et personnalisé, cette relance sélective permet d’augmenter le nombre de réponses à un questionnaire pour obtenir de meilleurs résultats à l’enquête.


Téléversement de liste et procédure de mise en œuvre

L’utilisation du module nécessite en premier lieu le téléversement sur la plate-forme questionnaire-pro de la liste d’e-mails auxquels l’enquête doit être envoyée. Ce n’est qu’après ce chargement que la liste d’invitations peut être attribuée à l’enquête. La même liste d’invitations peut servir pour différentes enquêtes. Il est aussi possible d’attribuer plusieurs listes à la même enquête.

La mise en œuvre s’effectue ensuite via le menu Propriétés de l’enquête, une fois celle-ci passée au stade de diffusion. La procédure à suivre est décrite dans l’aide en ligne disponible sur questionnaire-pro.


Ecran d'aide en ligne sur le module Invitations
Écran d’aide en ligne sur le module Invitation de questionnaire-pro