Création des messages d’invitation à répondre à un questionnaire

Illustration de l'envoi de messages par e-mail

Le module de gestion des invitations intégré au logiciel d’enquêtes en ligne questionnaire-pro permet de créer des e-mails d’invitation à la fois beaux et efficaces pour inciter les destinataires à répondre aux questionnaires.


Le module de gestion des invitations par e-mail intégré à la solution questionnaire-pro est accessible dès lors que le questionnaire est validé et que l’enquête est passée au stade Diffusion.

Outre le téléversement de la liste des destinataires sur la plateforme, la préparation d’un envoi d’e-mails d’invitation à répondre à un questionnaire nécessite de définir les différentes composantes du message :

  1. le nom de l’expéditeur
  2. un objet et un texte incitatifs
  3. des éléments personnalisés (champs de fusion)
  4. au moins une illustration visuelle (logo du commanditaire ou autres images)
  5. la signature du message
  6. la présentation générale (charte graphique)

Rappelons que le module Invitations de questionnaire-pro prend en charge la gestion des invitations par e-mail à répondre à une enquête (envois d’e-mails, suivi des réponses, relance des non répondants, enregistrement des refus) en proposant deux solutions pour l’envoi proprement dit :

  • le recours au module de questionnaire-pro
  • l’envoi par ses propres moyens (envoi en interne, recours à un prestataire spécialisé…)

En savoir plus sur la gestion des invitations avec questionnaire-pro


Voici un exemple de message de message d’invitation conçu et diffusé via la plateforme questionnaire-pro pour nos propres besoins :

Exemple de message d'invitation à répondre à une enquête de Questio via la plateforme questionnaire-pro

Les différentes composantes d’un message d’invitation

Passons en revue les différents éléments à définir pour utiliser l’envoi d’e-mails par questionnaire-pro :

L’aide en ligne disponible sur la plateforme présente le fonctionnement détaillé de ce module.

Découvrir l’aide en ligne sur le module invitations de questionnaire-pro


1. Expéditeur du message

L’expéditeur par défaut est défini par l’adresse e-mail de connexion au compte et les champs Nom et Prénom associés. Il est possible d’ajouter de nouveaux expéditeurs (un e-mail de validation est envoyé à chaque adresse ajoutée).

Les e-mails sont envoyés via l’adresse contact@questionnaire-pro.fr. L’expéditeur peut être identifié soit par son e-mail, soit par son nom, soit les deux. La zone Nom contient par défaut le Nom et le Prénom, elle est modifiable pour s’adapter à différents besoins.

Exemples :
« prenom.nom@societe.com via questionnaire-pro.fr » [contact@questionnaire-pro.fr]
« SOCIETE via questionnaire-pro.fr » [contact@questionnaire-pro.fr]
« prénom NOM (prenom.nom@societe.com) via questionnaire-pro.fr [contact@questionnaire-pro.fr]


2. Objet de l’e-mail et texte du message

L’objet du message est déterminant pour inciter les destinataires à l’ouvrir et à répondre à l’enquête. Pour répondre aux exigences des principaux clients de messagerie, il est limité à 70 caractères. Le texte, lui, peut être composé de plusieurs paragraphes.

Objet et texte doivent être clairs et incitatifs.

Pour éviter une re-saisie inutile, il est possible d’importer un message écrit précédemment et de l’adapter pour créer un nouveau message.


3. Personnalisation du contenu (champs de fusion)

L’option Fusionner champs permet de personnaliser le message avec le nom du destinataire ou toute autre information (donnée de qualification) présente dans la liste des destinataires téléversée au préalable.

Dans l’exemple ci-dessus, seul le prénom du destinataire a été utilisé pour afficher « Bonjour Isabelle, ». Toutefois il est possible de personnaliser le message de façon plus poussée, pour autant que l’information est disponible dans le fichier.


4. Ajout d’images éventuelles

L’ajout de visuels permet d’agrémenter le message ou de l’illustrer. Des images peuvent être téléversées sur la plateforme questionnaire-pro via le menu Outils.

Attention à ne pas alourdir exagérément le poids de l’e-mail ! Le système vérifie que le poids global du message, images incluses, ne dépasse pas 500Ko.

Pour les utilisateurs habitués à coder le HTML, il est possible d’insérer dans le texte des images (disponibles sur un serveur web) via la balise img.


5. Signature du message

Le bloc signature est composé d’un texte et/ou d’une image, il s’ajoute sous le bouton d’accès au questionnaire.


6. Charte graphique

Le thème de présentation permet de définir le « look and feel » général du message pour coller au plus près de la charte graphique souhaitée (couleurs, fond, bouton, etc.).


En complément du bouton, le lien individualisé d’accès au questionnaire est repris systématiquement en pied de page (permettant de le copier/coller en cas de survenue d’un problème d’affichage inopiné).

Le lien (obligatoire) de refus de réponse à l’enquête est lui aussi intégré systématiquement à la fin du message. En cas de clic sur ce lien, le destinataire est exclu des relances ultérieures. S’il change d’avis et souhaite finalement répondre à l’enquête, il lui suffit de cliquer sur le lien d’accès au questionnaire.


Le code HTML généré par questionnaire-pro est responsive pour un affichage optimisé à la fois sur écran d’ordinateur et sur smartphone (la très grande majorité des e-mails sont ouverts sur un mobile).

Crédit photo : talha khalil (Pixabay)